Dosarele se constituie potrivit dispozitiilor Ordinului nr. 217/1996 privind aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente : se elimina clamele, acele, agrafele metalice, filele albe (nescrise); dosarele constituite nu vor conţine mai mult de 250-300 file, în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar; filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru - în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum.

 Pe coperta dosarului se înscriu urmatoarele elemente de cota: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare;

 Pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, persoana desemnata sa constituie dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi , între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării.