Dosarele constituite se grupeaza pe ani, termene de păstrare, structură organizatorică şi problematică.

Dupa grupare, dosarele se introduc în cutii standard de păstrare arhivă . Cutiile sunt etichetate cu denumirea unitaţii şi a departamentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de inceput şi de sfârşit, volumul şi termenul de păstrare.