Prestatorul va prelua documentele de la Beneficiar , pe baza de procese-verbale de predare-primire si /sau inventarele documentelor predate.

În depozitul Prestatorului, se va determina cantitatea , in metrii liniari, si starea calitativa a arhivei Beneficiarului ,tinand cont de urmatoarele aspecte:

 Numarul de dosare (bibliorafturile)

Arhiva BENEFICIARULUI poate fi compusa din dosare sau bibliografturi constituite pe departamente din cadrul societatii, sau poate fi formata dintro cantitate dezorganizata de documente.

 Tipuri de scrisuri documente din dosare

 Se va determina procentual cantitatea de documente :

 - cu text batut la masina, scris de mana sau la calculator

 - mixturi de aceste tipuri de scriere

 - documentele ce au aplicate timbrul sec, timbre fiscale, stampile, etc.

 Clasificarea documentelor

 Se va determina, in vederea luarii masurilor care se impun, nr. documentelor din arhiva BENEFICIARULUI care au caracter de secret de serviciu.

 Coala de hartie

 - tipuri de grosime

 - tipuri de calitate

 - tipuri de uzura

 - formate (A0, A1, A2, A3, etc.)

 Grosimea hârtiei: hârtie foarte subtire, transparenta (tip foita de calc) care poate fi deteriorata foarte usor în procesul activitatii de scanare si documente create chiar pe hârtie tip carton. Diferentele de grosime pot aparea la un înscris, ca urmare a aplicarii de fotografii, timbre fiscale si notariale, timbre seci sau lipirea unei alte bucati de hârtie sau banda adeziva pe coala initiala.

Calitatea si uzura hârtiei: documente scorojite, casante, rupte în bucati, cele cu marginile puternic îndoite, ce nu pot fi aplatizate decât în laborator, dosare care prin desfacere pentru scanare s-ar deteriora (foi lipite, legatura cotorului strânsa); hârtie de ziar, hârtie lucioasa, hârtie pentru imprimat, hârtie de scris, hârtie pentru desen, hârtie de ambalaj, hârtie crep, hârtie fotografica, semicarton sau carton.

Se va determinaprocentual, la nivelul arhivei BENEFICIARULUI, cantitatea documentelor care se afla intr-o stare de conservare buna si cea a documentelor care sunt deteriorate.

Formatul hârtiei

 Se va determina procentual, cantitatea de documente din fondul arhivistic al BENEFICIARULUI:

 a) in format A4 ,

 b) in formatul A5 ,

 c) in format mai mic sau mai mare de A5 dar care nu depasesc formatul A4 ,

 d) documente cu dimensiuni atipice, mai mari decât formatul A4