Administratorul intocmeste proiectul de administrare, care va contine in principal:

• Proiectia managementului activitatiilor curente (contracte, lucrari in curs, credite, debite, litigii, plati, incasari, alte diligente curente);
• Evidentierea lucrarilor necesar a fi realizate, serviciile necesare (service lift, curatenie, supraveghere centrala termica, etc.), mentenanta constructiei, etc;
• Calendarul optim pentru realizarea lucrarilor si serviciilor, estimarea costurilor, precum si diligentele juridice, economice si tehnice aferente acestora;
• Aprecierea personalului necesar, salariile potentiale, necesarul de servicii prefesioanale (expertiza, consultanta), precum si onorariile potentiale aferente;
• Necesarul de fonduri, sursele de finantare si proiectia constituirii fondurilor (exemplu: fond de reparatii, fond de investitii, credite, fond de rulment, etc)

Administratorul prezinta si supune aprobarii clientului proiectul de administrare (planificarea si organizarea activitatii);

Administratorul organizeaza, conduce, coordoneaza, monitorizeaza si asigura controlul activitatilor potrivit planului de administrare aprobat de client.

Administratorul asigura consultanta si asistenta procedurala clientului astfel incat deciziile luate de acesta sa fie in concordanta cu realitatile la zi legale, legitime, fezabile si oportun a putea fi puse corespunzator in executie. De asemenea, administratorul asigura relatiile cu locatarii, autoritatile, furnizorii.

Anual administratorul face bilantul activitatii de administrare a condominiului, bilant ce contine: analiza rezultatului activitatilor planificate si identifica masurile necesare optimizarii activitatii. Atat bilantul cat si propunerile sale sunt prezentate clientului pentru ca acesta sa ia hotararile corespunzatoare.

Analiza complexitatii serviciului de administrare presupune analiza / studiul:

• Conformitatii legale (studiu comparativ intre prevederile legale si conformitatea documentelor proprietarilor / asociatiei);
• Contractelor incheiate cu furnizorii de utilitati, service, etc.;
• Activitatilor curente de administrare;
• Financiar-contabila (audit intern, raport cenzori, etc.);
• Registrului de hotarari (Adunare Generala, comitet, presedinte);
• Registrului de corespondenta al administratorului;
• Activitatilor de reparatii, intretinere, dezvoltare, etc. (comenzi, devize, procese verbale de receptie, etc);
• Patrimoniului (cladiri, terenuri, echipamente, dotari, obiecte de inventar etc.);
• Aspiratiilor proprietarilor cu privire la administrarea proprietatii, dezvoltarea acesteia, etc.(chestionar – sondaj);
• Datelor, informatiilor, constatarlor obtinute in teren, obtinute in urma discutiilor cu administratorul precedent, personalul angajat sau contractat, furnizorii de utilitati, servicii, etc.

Documente si informatii necesare administratorului pentru analiza complexitatii serviciului de administrare:

• Registrul de hotarari,
• Registru de ordine interioara etc.,
• Registrul de corespondenta,
• Cartea imobilului,
• Cartea constructorului,
• Registrul de activitati curente, servicii, etc.,
• Contractele cu furnizorii de activitati si servicii, etc.,
• Jurnalul administratorului,
• Balanta declarativa, sold activ-pasiv (ultima), ultima lista de intretinere, alte documente contabile,
• Informatii cu privire la litigii, stari conflictuale, sesizari, reclamatii, etc.
• Descriere a ansamblului (denumire, locatie, numar de unitati locative, cu / fara teren afferent (case, apartamente, etc.),
• Informatii despre cum sunt organizate din punct de vedere juridic aceste ansambluri,
• Informatii despre existenta a unui contract de administrare, in prezent, si daca acesta exista, informatii complete despre datele de contact ale acestui administrator (denumire / nume, adresa, tel, fax, etc.),
• Lista solicitarilor efectuarii unor activitati specifice pentru fiecare ansamblu in parte,
• Evidenta a necesarului de activitati pentru fiecare ansamblu in parte si desemnarea unei persoane de contact, cu care se va discuta in detaliu in timpul unei vizite de evaluare a complexitatii administrarii ansamblului,
• Informatii despre existenta, in prezent, a unui buget de administrare, despre existenta unui birou in locatie sau daca acestea vor fi organizate / constituite de administrator.