Arhivare documente

Arhivarea documentelor inseamna mult mai mult decat simpla pastrare a lor.

​

Un serviciu optim de arhivare documente trebuie sa raspunda in orice moment urmatoarelor cerinte cheie:

​

  acces imediat la documente;

​

  depozitare in spatii autorizate;

​

  evidenta accesarii arhivei;

  securitatea documentelor garantata prin sistemul de management.

​

Archivit va poate ajuta in realizarea tuturor acestor pasi.

​

​

​

Etape arhivare documente​

​

Serviciu nostru de arhivare documente presupune 5 etape esentiale

Furnizare cutii de arhivare si transportul la client

Impachetare si clasificare dosare pe termene de pastrare

Preluarea in custodie si transportul arhivei

Receptia cutiilor in centru si intocmirea bazei de date

Depozitare si accesare arhiva

Detaliere proces arhivare documente

​

Fiecare etapa a arhivarii documentelor are drept scop maximizarea beneficiilor obtinute de Dvs. in urma colaborarii cu noi:

​

        Furnizare cutii de arhivare si transportul la sediul firmei

​

• Documentele Dvs. sunt in perfecta siguranta, cutiile de arhivare furnizate respectand standardele internationale in domeniu. Eliminam astfel orice risc de deterioare!

• Transportam cutiile de arhivare la sediul Dvs., ajutandu-va sa economisiti timp si resurse.

​

        Impachetare si clasificare dosare pe termene de pastrare

​

• Arhiva Dvs. este organizata inca din faza de constituire, dosarele  fiind clasificate dupa termene legale de pastrare si alte criterii relevante, cum ar fi punctul de lucru, departamentul, tipul de document etc.

• Reducem costurile destinate depozitarii arhivei, deoarece stim  inca din aceasta etapa care sunt documentele ce pot fi distruse si cand vor putea fi eliminate din arhiva alte dosare ce vor ajunge la termen.

​

       Preluarea in custodie si transportul arhivei

​

• Odata cu dosarele de documente, preluam toate grijile Dvs. legate de arhiva! Pe baza de proces verbal, cutiile sunt transportate la depozitul Archivit cu masini monitorizate online prin GPS.

• Cutiile sunt asigurate pe toata durata transportului.

​

       Receptia cutiilor in centrul Archivit si intocmirea bazei de date

​

• Centralizam informatiile pentru a va putea oferi acces rapid la orice informatie si /sau document din arhiva Dvs.! Dupa receptia cutiilor de arhivare in centru, pentru fiecare cutie in parte se inregistreaza informatiile in baza de date, coroborand codul de bare de pe cutie si datele inscrise pe cotorul/coperta dosarelor.

​

       Depozitare si accesare arhiva

​

• Arhiva Dvs.  este in siguranta in singura cladire din Romania special conceputa pentru depozitare arhiva!

• Aveti acces rapid si simplu la orice cutie / dosar / document.

​

Tot ce trebuie sa faceti, Dvs. sau reprezentatii Dvs.  autorizati, este sa ne furnizati codul de bare unic al cutiei prin intermediulaplicatiei online sau sa ne trimiteti un email.

​

Indiferent ca vorbim despre arhivarea documentelor de personal, arhivarea documentelor contabile sau a altor tipuri de documente specifice activitatii Dvs., procesul operational de arhivare documente pus in practica de Archivit este gandit astfel incat sa va ofere beneficii maxime si costuri optimizate.