Procedurile operationale sunt o componenta esentiala în orice companie, indiferent daca este vorba despre o firma de dimensiuni mici sau o companie cu o structura mai complexa. Cu ajutorul procedurilor operationale, companiile economisesc timp si resurse, au angajati mai bine pregatiti si mai eficienti, si se pot concentra mai usor pe dezvoltarea afacerii.

Ce sunt procedurile operationale?

Procedurile operationale sunt seturi de instructiuni prin care o companie defineste pasii ce trebuie urmati pentru a realiza diferite activitati. Procedurile trebuie sa fie detaliate si clare, pentru ca sunt menite sa ghideze angajatii sa actioneze într-un mod consecvent cu politicile, principiile si obiectivele companiei. Pentru crearea si gestionarea procedurilor operationale, precum si pentru comunicarea acestora catre angajati, companiile angajeaza personal specializat sau utilizeaza instrumente special concepute în acest sens.

Procedurile operationale faciliteaza implementarea politicilor companiei

Companiile care nu utilizeaza proceduri operationale se confrunta cu diferite situatii neplacute, neproductive, care consuma timp si resurse, si care produc stres:

• confuzie generala legata de rezolvarea unor probleme;
• angajatii nu pot cadea de acord asupra unei solutii;
• aceeasi problema este rezolvata în diferite moduri, iar solutiile utilizate nu ofera rezultatele dorite;
• procesul de rezolvare a unei probleme dureaza mult timp si greselile facute costa financiar compania;
• modul aleatoriu de rezolvare a unor probleme genereaza frustrare în rândul angajatilor si neîncredere în companie.

Spre exemplu, sa ne gândim la evaluarea periodica a angajatilor. O procedura în acest sens va detalia pasi si sub-activitati concrete precum criteriile de evaluare, modul de desfasurare a evaluarii, frecventa evaluarilor, etc.

Prin intermediul unei proceduri operationale, aceste detalii concrete sunt cunoscute atât de catre manageri cât si de catre angajati, ceea ce înseamna ca:

• ambele parti au timpul necesar sa se pregateasca pentru a-si oferi feedback reciproc într-un mod constructiv;
• procesul de evaluare este mai eficient, deoarece se concentreaza pe obiective clare;
• se elimina stresul si confuzia generate într-o situatie în care evaluarile se desfasoara aleatoriu, cu putina planificare în prealabil.

Procedurile operationale ajuta companiile sa promoveze cele mai bune practici

Utilizând procedurile operationale, companiile se asigura ca angajatii adera la cele mai bune practici în toate procesele ce au loc în organizatie. Cunoscând modul optim de desfasurare a activitatilor din companie, angajatii pot actiona eficient si vor face mai putine greseli. Implicit, compania va consuma mai putine resurse pentru a obtine cele mai bune rezultate.

De asemenea, companiile pot promova cele mai bune practici în relatia cu angajatii prin:

• comunicare clara si concisa în privinta practicilor, sarcinilor, obiectivelor si asteptarilor;
• transparenta;
• consecventa actiunilor;
• delegarea clara a activitatilor;
• focusarea eforturilor într-o directie clara.

Sa luam în considerare, de asemenea, modul de transmitere a cunostintelor într-o organizatie. Într-o firma de dimensiuni mici putem presupune ca angajatii cunosc deja modul optim de desfasurare a activitatilor, ceea ce ar putea sugera ca firma nu are nevoie de proceduri operationale.

Însa, în mod realist, o firma nu va avea aceiasi angajati pentru totdeauna. Atunci când angajatii pleaca, se pensioneaza, sunt promovati etc., orice companie trebuie sa se asigure ca pastreaza cunostintele acestora în interiorul organizatiei. Crearea de proceduri operationale va permite pastrarea si transmiterea facila a cunostintelor organizationale catre noii angajati.

Procedurile operationale reprezinta un plan clar de actiune

Ghidându-se dupa pasii unei proceduri, angajatii înteleg mai bine cum trebuie sa actioneze în diferite situatii, ceea ce îi ajuta sa evite confuzia si greselile si sa îsi atinga mai usor obiectivele.

Spre exemplu, sa ne imaginam ca unui angajat nou i se solicita sa obtina feedback din partea unui client. Urmând o procedura clara, angajatul va putea actiona rapid, utilizând metodele testate si preferate de companie, si nu va face erori de comunicare care ar fi putut afecta relatia cu clientul.