În cadrul oricărei instituții se creează documente cu un conținut variat de informații, care trebuie să ajungă în mod operativ la utilizator pentru a putea fi folosite eficient. Digitizarea și indexarea documentelor au următoarele avantaje:

• eliminarea cheltuielilor privind hârtia și spațiul utilizat;
• creșterea eficienței în regăsirea informației și, totodată, reducerea timpului consumat pentru căutarea acesteia;
• asigurarea protecției depline a informațiilor prin semnăturile electronice și marcarea temporală a documentelor.

Procesul de digitizare a documentelor are ca etapă componentă prelucrarea fizică a acestora, fiind urmată de scanarea lor. Indexarea fișierelor și stocarea lor pe un suport de memorie încheie procesul de arhivare electronică. Pentru a face posibilă o regăsire eficientă și în timp util a informațiilor, în cadrul fiecărui proiect, creatorul de documente este cel care decide împreună cu specialiștii noștri structura de indecși.

Obiectivul principal vizat într-o arhivă electronică este regăsirea rapidă a documentelor de către creator sau administratorul arhivei. În procesul de arhivare electronică documentele parcurg etape similare cu arhivarea fizică:

Pregătirea documentelor

Activitatea de pregătire a documentelor face posibilă introducerea lor în echipamentele profesionale de scanare. Acest pas este similar ordonării documentelor și constituirii dosarelor, operațiuni efectuate în cadrul arhivării fizice.

Păstrate în bibliorafturi, mape sau alte mijloace de protecție, documentele vor fi ordonate conform unor proceduri metodologice stabilite împreună cu beneficiarul. După gruparea lor, poate fi început procesul de scanare.

Scanarea documentelor

Specialiștii noștri vor realiza conversia documentelor din format fizic în format digital. Documentele sunt salvate ca fișiere multipage cu extensiile: *.tiff, *.pdf, *.djvu, compatibile cu software-ul de gestiune.

Avem în dotare echipamente profesionale care pot scana materiale specifice din biblioteci și arhive, cum ar fi cărțile, dosarele, registrele, opisele și documente de format până la A0. În consecință, documentele atipice de dimensiuni mari, legate sau lipite, vor fi scanate cu mare acuratețe fără a fi deteriorate.

Indexarea și arhivarea electronică

Prin stabilirea în prealabil a unei structuri de indecși, documentele în format digital vor fi indexate și organizate structural conform cerințelor clientului.

Astfel, documentele dumneavoastră se transformă într-o arhivă electronică, pregătite pentru a fi utilizate ori de câte ori aveți nevoie în activitatea pe care o desfășurați.

Arhivarea electronică este gestionată printr-un soft specializat recunoscut la nivel european: ELO Digital. Parteneriatul cu ELO Digital reprezintă soluția cea mai eficientă prin care se asigură fluxul și gestionarea documentelor.

Pentru proiectele atipice am dezvoltat propriile soluții software de gestiune și arhivare electronică. Indiferent de complexitatea acestora, găsim soluții hardware și software personalizate pentru desfășurarea proceselor de digitizare.